Intelligent Document Processing
Dokumentenverarbeitung
digital automatisieren
Die stetig wachsenden Mengen (un-)strukturierter Daten, die in unzähligen Dokumentformaten gespeichert sind, erschweren die Datenverarbeitung und den zeitnahen Zugriff auf relevante Informationen für Unternehmen erheblich. Ohne eine ordnungsgemäße Optimierung der Datenverwaltungsabläufe geht nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld verloren.
Mithilfe fortschrittlicher Algorithmen für maschinelles lernen automatisiert Intelligent Document Processing (IDP) die Dokumentenverarbeitung von End-to-End-Geschäftsprozessen. IDP nutzt dabei zusätzlich zur klassischen OCR-Beleglesung auch Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) (z.B. Machine Learning, Deep Learning und Natural Language Processing (NLP)). Das ermöglicht Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen zu sparen sondern auch die Genauigkeit der automatisch extrahierten Daten aus Dokumenten wie z.B. Rechnungen, Bestellungen, Verträge und Formulare zu verbessern.
Intelligent Document Processing
Vorteile im Überblick
Effizienz steigern
Durch digitale Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche sowie Einsparung von Verarbeitungszeiten und Ressourcen, indem manuelle Eingriffe eliminiert werden.
Fehler reduzieren
Die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten reduziert das Risiko von Fehlern und ermöglicht eine höhere Genauigkeit.
Datenqualität erhöhen
Erhöht die Qualität der Daten, indem die Informationen in den Dokumenten automatisch validiert und überprüft.
Kosten sparen
Senkt die Kosten bei der Verarbeitung großer Datenmengen und steigert die Produktivität im Team.
Transparenz ausbauen
IDP ermöglicht einzusehen, bei welchem Sachbearbeiter ein Dokument sich aufhält und welche künftigen Bearbeitungsschritte vorgenommen werden.
Transformation maximieren
Die Umwandlung manueller Daten in elektronische Dokumente ist ein entscheidender Schritt in der digitalen Transformation.
Welchen Nutzen haben Sie?
Business Impact
Wie wir vorgehen
Prozessschritte von
Intelligent Document Processing
1
Dokumentenerfassung
und -klassifizierung
Im ersten Schritt werden die Dokumente erfasst und verschiedene Kategorien oder Typen klassifiziert. Dies kann auf der Basis von vordefinierten Regeln oder Machine Learning basieren. Ziel ist es, die Dokumente in relevante Kategorien zu sortieren, um die Verarbeitung und Analyse zu erleichtern.
2
Datenextraktion
Mittels Optical Character Recognition (OCR) oder anderer Texterkennungstechnologien werden relevante Informationen aus den Dokumenten extrahiert. Dies können Namen, Adressen, Datum, Beträge, Produkte oder andere spezifische Daten sein, die im Dokument enthalten sind. Mit Machine Learning bzw. KI-Technologien kann die Extraktion von Informationen kontinuierlich verbessert und an spezifische Anforderungen angepasst werden.
3
Datenvalidierung
Die extrahierten Daten werden auf ihre Richtigkeit und Konsistenz überprüft. Dies erfolgt u.a. durch Abgleich mit vorhandenen Datenbanken, Überprüfung von Format oder Plausibilität der Daten oder andere Validierungsmechanismen, um zu gewährleisten, dass die extrahierten Daten korrekt sind und den erwarteten Standards entsprechen.
4
Datenintegration
Nach der Extraktion und Validierung werden die Daten automatisch in Geschäftsprozesse oder Workflows exportiert. Dies kann die Übertragung der Daten in CRM- oder ERP-Systeme, die Aktualisierung von Datenbanken oder die Integration in andere Geschäftsprozesse umfassen. Ziel ist es, die extrahierten Daten in den relevanten Kontext zu stellen und zur unmittelbaren Verwendung zur Verfügung zu stellen.
5
Auswertung und Analyse
In diesem Schritt können die extrahierten Daten analysiert und ausgewertet werden, um Erkenntnisse oder Handlungsempfehlungen zu generieren. Dies kann die Analyse von KPIs, die Identifikation von Trends, die Erstellung von Berichten oder die Ableitung von geschäftlichen Entscheidungen umfassen. Auch können fortgeschrittene Analysetechniken wie Textanalyse, Sentiment-Analyse oder Machine Learning genutzt werden, um zusätzliche Einblicke aus den extrahierten Daten zu gewinnen.
Gestalten Sie Ihre Dokumentenprozesse effizienter
Setzen Sie auf intelligente Dokumentenverarbeitung
Wir unterstützen Sie bei der Einführung von Intelligent Document Processing angefangen von der Anforderungsidentifizierung, Konzeption und Projektrealisierung bis hin zur Implementierung, dem Test und der Einführung der IDP-Lösung in Ihre Geschäftsprozesse. Dabei haben wir neben der in Ihrem Unternehmen vorhandenen IT-Systemlandschaft auch die relevanten Prozesse und die Organisationsstrukturen im Blick.
Kurz und knapp beantwortet
Grundlegende Fragen zu IDP
IDP ist branchenübergreifend anwendbar und vor allem nützlich für Geschäfte die regelmäßig mit einer Vielzahl an unstrukturierten Daten arbeiten. Unstrukturierte Daten sind Daten, die nicht in einem strukturierten Datenbankformat gespeichert sind, z.B. Bilder, Sound-Files, Videos, aber auch Text-Daten . Folgende ausgewählte Beispiele erläutern, inwieweit IDP branchenspezifisch Mehrwerte schafft:
- Finanzdienstleistungen: Banken und Versicherungen müssen eine Vielzahl unterschiedlichster Dokumente erstellen und pflegen. Um die unstrukturierten Daten in wertvolle Informationen zu optimieren, bietet IDP schnellere und genauere Methoden, die sich überprüfen und analysieren lassen. Durch die automatisierte Verarbeitung von Anträgen, Verträgen und Rechnungen kann IDP die Bearbeitungszeit reduzieren und Kundenerfahrung durch schnellere und genauere Dienstleistungen verbessern.
- Gesundheitswesen: Aktuelle und detaillierte Patientendaten sind im Gesundheitswesen von höchster Bedeutung. Krankenhäuser und Kliniken können mit IDP Patientendaten, Versicherungsansprüche und medizinische Berichte effizient verwalten. Dies führt zu einer verbesserten Patientenversorgung und einer reibungsloseren Abrechnung.
- Transport und Logistik: Bei Transport- und Logistikunternehmen entstehen unzählige unstrukturierte Dokumente wie zum Beispiel Frachtbriefe, Lieferaufträge und Zollpapiere. Diese liegen oftmals in uneinheitlichen Formaten vor, die das Risiko von Missverständnissen und Fehleingaben erhöhen. IDP minimiert durch die automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung menschliche Fehler, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten verbessert. Zusätzlich können große Mengen an Dokumenten schnell und effizient verarbeitet werden, was die Durchlaufzeiten verkürzt und die Effizienz der Geschäftsprozesse steigert.
- Fertigung: Im Bereich der Fertigung müssen Daten aus unterschiedlichen Dokumenten in verschiedene Systeme integriert werden, wie ERP-Systeme, Produktionsmanagementsysteme und Qualitätskontrollsysteme. Dies führt häufig zu Daten-Silos, die den Informationsfluss behindern. Die inkonsistenten Daten können zu Fehlentscheidungen und ineffizienten Prozessen führen. IDP Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren, wodurch Fehlentscheidungen durch inkonsistente Daten vermieden werden und effizienter Prozesse gewährleistet werden können.
IDP kann eine Vielzahl von Dokumentenarten verarbeiten, einschließlich Rechnungen, Verträgen, Bestellungen, Lieferscheinen, Anträgen, Formularen, E-Mails und mehr.
Dank der Flexibilität von IDP können Unternehmen, die Technologie an ihre spezifischen Dokumententypen und -formate anpassen, was die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentenverarbeitung weiter steigert.
Beispielsweise kann IDP Rechnungen effizient erfassen und die relevanten Daten wie Beträge, Lieferanteninformationen und Zahlungsfristen extrahieren. Dies erleichtert die Buchhaltung und reduziert die Bearbeitungszeit erheblich. Auch bei Verträgen, welche oftmals komplexe und kritische Informationen enthalten, kann IDP weiterhelfen. Die Technologie ist in der Lage diese Informationen sicher zu extrahieren und analysieren, um sicherzustellen, dass alle Vertragsbedingungen korrekt erfasst und eingehalten werden.
- Ja, IDP-Lösungen sind in der Regel so konzipiert, dass sie sich nahtlos in bestehende IT-Systeme und Arbeitsabläufe integrieren lassen. Dies umfasst die Integration mit ERP-, CRM-, DMS- und anderen geschäftskritischen Systemen. Die Integration ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile der automatisierten Dokumentenverarbeitung voll auszuschöpfen, ohne ihre bestehenden Infrastrukturen grundlegend ändern zu müssen.
Durch die Nutzung von APIs und Standardprotokollen können IDP-Lösungen Daten in Echtzeit mit anderen Systemen austauschen. Dies gewährleistet eine konsistente und effiziente Datenverarbeitung über alle Geschäftsprozesse hinweg. Unternehmen können somit ihre bestehenden Systeme beibehalten und gleichzeitig die Vorteile von IDP nutzen.
Je nach Unternehmensgröße und Branche kann der Aufwand der Emissionserfassung stark schwanken. Darüber hinaus ist der Grad der Digitalisierung bzw. dem Vorhandensein relevanter Daten (z.B. Verbräuche und Output einzelner Maschinen oder einer gepflegten Datenbank von Dienstreisen, inkl. Fahrzeugart und gefahren km) entscheidend. Sind genügend Daten vorhanden, kann man mit s.g. Emissionsfaktoren und Berechnungsmethoden Treibhausgasemissionen quantifizieren und entsprechend in Reports und/oder Dashboards darstellen.
Wenn Sie es wünschen, unterstützen wir Sie bei dem gesamten Prozess der CO2 Bilanzierung oder einzelnen Abschnitten. Unser Ziel dabei ist, Sie zu befähigen selbstständig zukünftige CO2 Bilanzen mit neuen Daten zu erstellen. Hierzu schaffen wir mit Ihnen gemeinsam die Datengrundlage, schulen Sie hinsichtlich der nötigen Analysen und entwickeln für Sie Dashboards (etwa mittels Power BI oder Qlik Sense), dass Sie selbstständig bedienen bzw. erweitern können.
