Workfflow-Automatisierung
Die Herausforderung
Ein Großteil der täglichen Arbeit beim Kunden war von manuellen, sich wiederholenden Prozessen geprägt. Dazu zählten unter anderem das Versenden standardisierter E-Mails, das Anlegen von Ordnerstrukturen sowie die manuelle Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen. Diese Tätigkeiten banden wertvolle Ressourcen, ohne einen direkten Mehrwert für das Kerngeschäft zu schaffen.
Ziel war es daher, diese standardisierten Abläufe zu automatisieren und die Mitarbeitenden von operativen Routinetätigkeiten zu entlasten.
Der Fokus des Projekts lag auf dem Bereich der Prozessautomatisierung mit Microsoft-Technologien. Unsere Aufgabe bestand darin, bestehende Prozesse systematisch zu analysieren, Automatisierungspotenziale zu identifizieren und diese technisch umzusetzen. Ergänzend haben wir den Kunden kontinuierlich bei allen Fragen rund um die Automatisierung unterstützt.
Eine besondere Herausforderung zeigte sich bereits vor der eigentlichen Umsetzung: Die bestehende, lokal organisierte Datenstruktur war nicht optimal für eine nahtlose Automatisierung geeignet. Deshalb haben wir zunächst eine Migration nach SharePoint empfohlen, um eine stabile Grundlage für PowerAutomate zu schaffen.
Aufgrund der großen Datenmenge und komplexen Ordnerstrukturen stellte sich diese Migration als anspruchsvoll dar. Insbesondere mussten wir sicherstellen, dass keine Synchronisationsfehler entstehen und die Datenintegrität vollständig erhalten bleibt.
- Anwendungsfall
Unternehmensberatung / Wirtschaftsberatung
Automatisierung standardisierter Geschäftsprozesse – von der Datenerfassung über die Verarbeitung bis hin zur Kommunikation – auf Basis von Microsoft PowerAutomate und SharePoint.
- Zielsetzung
- Manuelle Aufwände reduzieren
- Wiederkehrende Prozesse beschleunigen
- Zentrale Datenbasis schaffen
- Mitarbeitende entlasten
- Prozessqualität verbessern
- Technologie
- Microsoft SharePoint
- PowerAutomate
- Microsoft Exce
- Verknüpfungen zu SharePoint, Outlook, Forms, Excel und Genehmigungen
Der Lösungsweg
Im ersten Schritt haben wir die bestehende lokale Datenstruktur vollständig nach Microsoft SharePoint überführt und damit eine zentrale, cloudbasierte Datenplattform geschaffen, die als Grundlage für alle weiteren Automatisierungen dient.
Darauf aufbauend haben wir die bestehenden Prozesse systematisch analysiert, in einzelne, automatisierbare Schritte zerlegt und diese mit Microsoft PowerAutomate umgesetzt sowie miteinander verknüpft. So entstand eine durchgängige Prozesskette, in der verschiedene Microsoft-Anwendungen nahtlos zusammenspielen.
Konkret haben wir eine zentrale Datenablage in SharePoint aufgebaut, automatisierte Workflows mit PowerAutomate entwickelt und Microsoft Forms, Outlook sowie Excel in die Prozesslandschaft integriert. Dadurch konnten wir zuvor isolierte Arbeitsschritte miteinander verbinden und Medienbrüche eliminieren.
Im Vergleich zur vorherigen Arbeitsweise ergeben sich klare Verbesserungen: Dateien können nun gleichzeitig und ohne Konflikte bearbeitet werden, alle Änderungen werden automatisch versioniert und sind jederzeit nachvollziehbar. Gleichzeitig werden manuelle Prozessschritte konsequent reduziert oder vollständig automatisiert.
Zum Einsatz kommen dabei Microsoft SharePoint als zentrale Plattform für Daten und Dokumente, PowerAutomate zur Steuerung und Orchestrierung der Prozesse sowie Excel zur strukturierten Verarbeitung von Informationen. Ergänzt wird die Lösung durch Microsoft Forms zur standardisierten Datenerfassung und Outlook für die automatisierte Kommunikation.
Das Ergebnis
Das Ergebnis ist eine deutlich effizientere und stabilere Prozesslandschaft. Manuelle Dateneingaben sowie typische Übertragungsfehler werden weitgehend vermieden, da Informationen systemgestützt verarbeitet und weitergegeben werden. Standardisierte Abläufe laufen zuverlässig im Hintergrund, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Dadurch entsteht nicht nur mehr Prozesssicherheit, sondern auch eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.
Durch die von uns implementierten Automatisierungen gewinnen die Mitarbeitenden wertvolle Zeit, die sie gezielt für inhaltliche und individuelle Aufgaben einsetzen können – also genau dort, wo ihr Know-how den größten Mehrwert schafft.
Im Detail zeigen sich die Verbesserungen insbesondere in der konsequenten Reduktion manueller Tätigkeiten: Wir haben den Versand standardisierter E-Mails automatisiert, die strukturierte Anlage von Kunden- und Projektordnern umgesetzt und die durchgängige Verarbeitung von Daten ohne Medienbrüche ermöglicht. Wiederkehrende Prozesse laufen damit vollständig automatisiert und nachvollziehbar ab.
Das Ergebnis ist nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch eine nachhaltige Verbesserung der Datenqualität und Prozessstabilität – und damit eine belastbare Grundlage für weitere Automatisierungsschritte. Nur eine gute Datenbasis ist eine gute Grundlage für KI.
- Kundenvorteile
- Reduktion manueller und repetitiver Aufgaben
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozessabläufe
- Minimierung von Fehlern in der Datenverarbeitung
- Schnellere und konsistente Bearbeitung von Standardprozessen
- Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und strukturierte Abläufe
- Zentrale, transparente Datenbasis durch SharePoint
- Skalierbare Grundlage für weitere Automatisierungen
- Verbesserte Datenqualität als Basis für zukünftige KI-Anwendungen